A contagem de estoque / inventário no SMB Online permite conferir se a quantidade física dos produtos coincide com o saldo registrado no sistema

Se houverem diferenças, o ajuste pode será feito de forma simplificada sem precisar corrigir item por item

Por que fazer um inventário?

Evitar perdas e furtos
Corrigir divergências no sistema
Melhorar a gestão e programação de produtos

Como essa ação atualiza os estoques da empresa, o ideal é realizar o inventário fora do horário de atendimento, evitando movimentações de entrada e saída de produtos durante o processo

Realizando a contagem

Acessando a tela de inventário

É possível acessar a tela de inventário seguindo conforme o caminho abaixo:

O sistema abrirá uma página com todas as contagens já realizadas

Menu lateral do sistema SMB Store destacando o caminho até a opção “Inventários” dentro da seção “Itens”. A imagem mostra onde acessar a função de inventário para conferência e ajuste de estoque dos produtos.

Tela de inventários no sistema SMB Store exibindo a lista de inventários cadastrados e em andamento.

As contagens finalizadas são exibidas nos cards verdes; já as contagens em aberto são apresentadas nos cards azuis
É permitido apenas uma contagem em aberto na empresa

Iniciando uma nova contagem

Para iniciar uma nova contagem, clique em “Criar Inventário” no rodapé da página. Em seguida, o sistema abrirá uma janela para o preenchimento das informações do inventário

Insira um nome para identificar a contagem e, depois, clique em Salvar

Não é possível inserir um nome de contagem que já tenha sido utilizado anteriormente

Tela de criação de inventário no sistema SMB Store. A imagem mostra o botão “Criar inventário” e o campo para definir o nome do inventário antes de iniciar a contagem de estoque dos produtos.

Após isso, uma contagem será criada, e será possível iniciar a operação com ela

Tela de configuração de inventário no SMB Store. A imagem mostra o inventário criado com o nome “Inventário 1”, exibindo responsável, data de criação e a opção de adicionar setores da contagem para organizar o processo de inventário por áreas ou responsáveis.

Setores de contagem

Após criar a contagem, uma das abas disponíveis é “Setores”

Se a empresa possui diferentes áreas de armazenamento, os setores podem representar cada uma delas. Assim, a contagem pode ser feita simultaneamente em vários locais, com um responsável por setor

Exemplo: João conta o setor de bebidas, enquanto Camila fica responsável pelos enlatados

Não há um limite de setores que possam ser criados em uma
contagem
Não é obrigatório o uso de setores em uma contagem

A imagem mostra o cadastro de setores do inventário, permitindo definir o nome do setor, selecionar um responsável e adicionar os setores para organizar a contagem de estoque por áreas da empresa.

É possível editar ou excluir um setor clicando nos ícones correspondentes no card dele, conforme indicado abaixo:

Card de categoria “Bebidas” com nome “joão”, exibindo ícones de editar e excluir destacados por setas vermelhas. Interface do sistema SMB mostrando opções de gerenciamento da categoria.

Se o mesmo produto for contado em setores diferentes, as quantidades serão somadas no fechamento

Exemplo: João contou 3 unidades do produto X no setor A e José contou 7 no setor B. Na declaração, o produto X aparecerá uma única vez, com o total de 10 unidades

Abrindo a contagem

Após a contagem ter sido criada, é preciso selecionar o setor (quando houver) para iniciar a contagem

Para acessar uma área de contagem, é necessário seguir o caminho:

Tela de inventários do sistema SMB Store exibindo lista de contagens em andamento. Destaque para o botão “Opções” e a ação “Contagem”, utilizados para acessar a contagem de estoque do inventário.

Janela do sistema SMB Store exibindo os setores disponíveis para realizar a contagem de estoque. Destaque para os cartões de setores como “Bebidas” e “Enlatados” para seleção da contagem.

Após isso, o sistema abrirá uma janela na qual poderemos inserir os produtos:

Tela de contagem de produtos do inventário no sistema SMB Store, exibindo campos para leitura por código de barras e registro das quantidades contadas. Interface mostra total de produtos, quantidade total e botão “Salvar Contagem”.

Inserindo os produtos

Há duas formas de inserir o produto na contagem: utilizando um leitor de código de barras ou pelo nome do produto

Pelo código de barras

Para usar o leitor, a opção “Código de barras” deve estar marcada

Em seguida, selecione o campo “Código de Barras” e então os produtos poderão ser bipados. Se necessário, também é possível digitar os códigos

Área de contagem de inventário no sistema SMB Store destacando a opção de busca por código de barras. Demonstração da leitura do produto pelo leitor para registrar automaticamente a contagem no estoque.

Com o modo de código de barras ativo, cada bipagem adiciona 1 unidade à quantidade do produto no inventário

À medida que os produtos são bipados, eles são incluídos na lista de contagem

Tabela de contagem de produtos no sistema SMB Store exibindo código de barras, nome do produto e quantidade registrada no inventário. Destaque para o campo de quantidade contabilizada do item.

Pelo nome dos produtos

Para inserir os produtos pelo nome, selecione a opção indicada conforme a imagem abaixo

Em seguida, clique no campo “Busque por um produto”, pesquise pelo nome do item, informe a quantidade total desejada e adicione à contagem

Durante a busca, o sistema exibe o estoque atual disponível do produto em caso de dúvida

Tela de contagem manual de produtos no sistema SMB Store, mostrando busca por nome do produto e inserção da quantidade contada. Destaque para o botão de adicionar quantidade ao inventário.

Resultado da busca de produto no inventário do sistema SMB Store exibindo item encontrado pelo nome digitado. Destaque para o estoque atual do produto.

Se o produto inserido não estiver cadastrado

O sistema irá inseri-lo na lista, porém ele será desconsiderado ao final da contagem. Um aviso também será exibido informando sobre o cadastro

Tela de contagem de inventário no sistema SMB Store exibindo produto não cadastrado após leitura do código de barras. Destaque para o aviso “PRODUTO NÃO CADASTRADO” na listagem da contagem.

Como remover produtos

Para remover um produto da contagem, basta clicar no ícone de exclusão localizado ao lado das informações

Tela de contagem de estoque no sistema SMB Online mostrando busca de produtos por nome, quantidade adicionada e item listado com código de barras, descrição e opção de remover da contagem.

Janela de confirmação para remover produto da contagem de estoque no sistema SMB Online, exibindo a mensagem de remoção do item “Água sem gás 500mL” e os botões “Sim” e “Não”.

O produto será removido completamente da lista. Se forem contadas 100 unidades de um item e for necessário ajustar para 99, será preciso remover ele e, em seguida, adicioná-lo novamente com a quantidade correta.

Produtos com variações

Se o produto tiver variações como (P, M e G), ao bipar o código de barras na contagem o sistema registra automaticamente o primeiro tamanho cadastrado (ex: P).

Se estiver contando outro tamanho (ex: M), clique no ícone da nota e selecione a variação correta. A partir daí, todas as leituras desse código serão registradas no tamanho escolhido.

Tela de contagem de produtos no sistema SMB Online exibindo seleção de variações vinculadas ao mesmo código de barras, permitindo escolher entre produtos como “Camiseta M” e “Camiseta P” durante o inventário.

Se desejar iniciar a contagem de outro tamanho, é necessário encerrar a contagem atual e concluir o fechamento

Em seguida, deve-se abrir uma nova contagem específica para cada variação

Importante: não é possível contar produtos com tamanhos diferentes dentro da mesma contagem

Produtos KIT

Produtos do tipo kit podem até ser incluídos na contagem por serem um agrupamento de itens, mas não serão considerados no fechamento. Eles são ignorados e não alteram o estoque, já que não existe estoque do kit, apenas dos produtos que o compõem

Eles podem ser identificados na contagem por aparecerem em vermelho

Tela de contagem de estoque no sistema SMB Online mostrando produtos adicionados ao inventário, com destaque para um produto de kit em vermelho

Como salvar a contagem realizada

Depois de contar todos os produtos e inseri-los na lista, clique em “Salvar Contagem” no rodapé da página e, em seguida, confirme o lançamento na aba que abrir.

Tela de confirmação para salvar a contagem de estoque no sistema SMB Online, exibindo aviso sobre envio da contagem para a lista de fechamento e botão para confirmar o salvamento.

Ao salvar a contagem, os estoques dos produtos ainda não são atualizados. Ela apenas é enviada para a lista de fechamento

A lista de fechamento reúne todas as contagens realizadas e é onde os estoques dos diferentes setores são somados

Dessa forma, você pode iniciar o inventário em um dia, salvar o progresso e continuar a contagem no dia seguinte, dentro da mesma contagem de estoque

IMPORTANTE: antes de fechar a tela de contagem, SALVE. Se a janela de contagem for fechada sem salvar, os produtos contados não serão enviados para a lista de fechamento

Depois de salvarmos a contagem, o sistema emitirá um aviso informando que a operação foi finalizada corretamente

Mensagem de sucesso no sistema SMB Online confirmando que a contagem de estoque foi salva corretamente, com botão “ok” para finalizar a ação.

Fechando a contagem

Depois que todas as contagens forem lançadas, elas podem ser registradas no sistema para atualização dos estoques. Para isso, siga o caminho:

Tela de listagem de inventários no sistema SMB Online exibindo inventários em andamento e menu de opções com acesso à função de fechamento da contagem de estoque.

Em seguida, será aberta a página de Fechamento da Contagem, onde será exibido o somatório de todas as contagens realizadas, além do estoque atual e do estoque contado

Tela de fechamento de inventário no sistema SMB Online exibindo comparação entre estoque atual e nova quantidade contada dos produtos antes de finalizar o inventário.

Se o estoque contado de um produto for maior que o estoque atual, será exibido um ícone de “+” ao lado do novo estoque. Se for menor, será exibido o ícone de “-”
Também é possível remover um produto do fechamento da mesma forma que na tela de contagens
Caso algum produto contado não tenha controle de estoque ativo, será necessário ativá-lo. Para isso, basta marcar a opção correspondente antes de atualizar o estoque do produto

Opção no fechamento de inventário para ativar automaticamente o controle de estoque em produtos que ainda não possuem controle de estoque habilitado no sistema SMB Online.

Depois de verificar os estoques contados dos produtos, podemos fechar o inventário e lançá-lo clicando no botão "Finalizar Inventário" no rodapé da página

Janela de confirmação para finalizar o inventário no sistema SMB Online, informando que após a finalização os dados da contagem não poderão mais ser alterados.

Após um inventário ser finalizado, ele não poderá mais ser alterado ou excluído

Confirmando a ação acima, o inventário será lançado e salvo no sistema e os estoques dos produtos serão atualizados

Tela de movimentações de estoque no sistema SMB Online exibindo histórico de ajustes realizados após a finalização do inventário, incluindo quantidade alterada, usuário responsável e tipo de movimentação.

Tutorial em vídeo

Ainda que o vídeo explique o passo a passo de uma forma geral, ainda sim, recomendamos que você também confira o artigo escrito para fixação do conteúdo.

Contagem de estoque / Inventário